OCR de factures fournisseurs alimentaires : comment Écotable mesure l'empreinte des restaurants

Écotable accompagne la restauration dans sa transition écologique, avec un label décerné aux établissements les plus vertueux. Pour l’attribuer, il faut auditer un mois entier de factures fournisseurs par restaurant, puis rattacher chaque ligne d’achat à la base de données environnementale de référence. Depuis 2026, Koncile lit ces factures par API et les rattache au référentiel Agribalyse.

On est une entreprise qui accompagne des acteurs de la restauration dans leur transition écologique. Il y a un volet audit de factures, c’est la partie qui nous intéresse avec Koncile, et un volet labellisation des établissements les plus vertueux.
^{Lucas Biguet-Mermet, Tech Lead, Écotable}

L’audit de factures au service du label

Fondée en 2018, Écotable édite un label écologique pour la restauration, adossé à des outils de mesure d’impact et à un accompagnement de la filière. Le label n’a de valeur que si son attribution repose sur des faits vérifiables, et ces faits se trouvent dans un endroit précis : les factures des fournisseurs du restaurant.

Le protocole est simple à énoncer et lourd à exécuter. Chaque restaurant candidat transmet un mois complet de factures d’achat. Il faut en extraire chaque ligne de produit, la quantité et l’unité, puis rattacher ce produit à la base Agribalyse, le référentiel de l’ADEME qui porte les indicateurs d’impact environnemental des produits alimentaires. C’est ce rattachement qui transforme une liste de courses en empreinte mesurée.

La difficulté, c’est le volume de données. Un restaurant qui fait plusieurs dizaines ou centaines de couverts par jour peut avoir plusieurs dizaines de factures à traiter. C’est assez chronophage à faire à la main.
^{Lucas Biguet-Mermet, Tech Lead, Écotable}

À l’échelle de la plateforme, cela représente plusieurs centaines de factures par semaine, et bien plus de mille certains mois, pour un total dépassant les six mille cinq cents documents traités depuis le lancement.

Des carnets de maraîchers aux factures de gros distributeurs

La restauration a ceci de particulier que ses fournisseurs vont du groupe de distribution alimentaire au producteur qui livre en direct. Les documents suivent la même dispersion.

On a des factures de petits maraîchers qui peuvent être rédigées à la main, qui ne sont pas toujours très lisibles, même pour un humain. Et Koncile s’en sort plutôt bien sur ces cas assez difficiles.
^{Lucas Biguet-Mermet, Tech Lead, Écotable}

C’est précisément cette hétérogénéité qui a fait basculer Écotable. L’entreprise utilisait auparavant un outil de reconnaissance de texte classique, qui rendait ce qui était écrit sur la facture sans le comprendre. L’OCR de factures de Koncile repose sur une lecture sémantique : le modèle interprète le document, ce qui lui permet de traiter aussi bien un bon manuscrit qu’une facture structurée de plusieurs pages, sans modèle distinct par fournisseur.

Normaliser dès l’extraction : kilogrammes et catégories

Le gain le plus net ne porte pas sur la lecture, il porte sur ce que le moteur fait pendant qu’il lit.

Avec Koncile, on peut faire des déductions de valeurs par rapport aux champs écrits sur la facture. Si la quantité n’est pas en kilogrammes, on peut demander de convertir toutes les quantités en kilogrammes pour avoir une seule unité. On peut faire de la détection de catégories : est-ce que le produit détecté est un fruit et légume, est-ce que c’est une boisson, est-ce que c’est autre chose. Au-delà de l’extraction, ça permet surtout de gagner du temps sur le traitement des données ensuite.
^{Lucas Biguet-Mermet, Tech Lead, Écotable}

Une caisse de douze bouteilles, un cageot facturé à la pièce, un poids en grammes ou en livres : tout ressort dans une unité commune. Et la catégorisation automatique range chaque ligne dans la nomenclature d’Écotable au moment même de l’extraction. Ces règles sont écrites en langage naturel dans le modèle, et les équipes les affinent au fil des cas particuliers remontés par les opérationnels.

Rattacher chaque ligne à la base Agribalyse

Reste l’opération qui donne son sens à tout le reste : relier « beurre doux plaque » ou « tomates grappe cat. 1 » à l’entrée correspondante d’Agribalyse, parmi environ deux mille cinq cents produits. Aucun code produit ne circule sur les factures, et chaque fournisseur écrit ses libellés à sa façon. Ce rapprochement se faisait à la main, ligne par ligne, après l’extraction.

C’est le rôle de Data Table Match. Écotable charge le référentiel Agribalyse dans la plateforme sous forme de table à deux colonnes : le libellé du produit d’un côté, son identifiant unique de l’autre. Un agent est rattaché au modèle d’extraction et pointe sur le champ de description de chaque ligne de facture. À chaque traitement, il retrouve l’entrée la plus proche et renvoie l’identifiant dans une colonne supplémentaire, restituée directement dans le flux de données.

Le rapprochement s’opère en mode sémantique. La base est vectorisée, et la correspondance se fait sur le sens plutôt que sur les mots, ce qui permet de retrouver le bon produit même lorsque le libellé du fournisseur ne partage aucun terme avec celui du référentiel. Les correspondances difficiles peuvent être guidées par des instructions écrites en langage naturel, ajoutées au fil de l’usage. Le mécanisme tient sans difficulté des référentiels bien plus larges, jusqu’à plusieurs dizaines de milliers d’entrées.

C’est exactement ce qu’il nous faut pour notre cas d’usage. Le rattachement à Agribalyse, on le gérait dans notre outil après l’import. Si on passe cette étape-là dans Koncile, ça nous fait une étape en moins.
^{Lucas Biguet-Mermet, Tech Lead, Écotable}

Une intégration API, et une interface de vérification maison

Le montage technique est entièrement piloté par Écotable, et Koncile reste invisible pour le restaurateur.

On a fait une intégration avec l’API. Dès que des factures sont uploadées par nos clients sur notre plateforme, on les envoie à Koncile directement par l’API. Dès que l’extraction a eu lieu, les documents reviennent dans notre plateforme, et on a développé une interface de review directement chez nous. Ça nous permet de tout faire dans notre plateforme.
^{Lucas Biguet-Mermet, Tech Lead, Écotable}

L’API OCR a été branchée en une à deux semaines de développement effectif, avec des environnements de test et de production séparés et des modèles versionnés, ce qui permet de faire évoluer les règles d’extraction sans toucher à la production. Le point qui comptait pour les équipes opérationnelles était ailleurs : avant, il fallait se connecter à un outil externe pour vérifier les extractions, ce qui ajoutait une étape à chaque audit. Tout se passe désormais dans l’interface d’Écotable.

Ce que ça change pour les équipes

La vérification humaine reste systématique, par choix.

Il y a toujours un arbitrage humain, on review toutes les factures. Mais les taux d’extraction réussis sont très élevés, on n’a quasiment pas de correction à faire. On garde cette vérification pour garantir la qualité des données, mais c’est assez rare qu’on corrige à la main. Nos équipes opérationnelles peuvent passer plus de temps sur l’analyse de ces données plutôt que sur leur correction.
^{Lucas Biguet-Mermet, Tech Lead, Écotable}

Un score de confiance accompagne chaque valeur extraite et signale les lignes qui méritent un regard, ce qui concentre le contrôle là où il sert. Le déplacement est net : l’auditeur ne ressaisit plus, il analyse. Et sur le plan économique, le passage à Koncile a divisé par trois le coût de l’extraction par rapport à la solution précédente.

La suite : vérifier l’authenticité des pièces auditées

Un chantier se dessine naturellement pour la suite, et il touche à la valeur même du label. Un audit qui conditionne une certification crée mécaniquement un intérêt à présenter un dossier plus favorable qu’il ne l’est : une facture retouchée pour substituer un produit à un autre, une pièce fabriquée au nom d’un fournisseur local, un document réutilisé d’une période à l’autre. Sur un flux de plusieurs centaines de pièces par semaine transmises par les établissements eux-mêmes, le contrôle visuel exhaustif n’est pas réaliste.

La détection de fraude documentaire de Koncile répond à ce risque en analysant le fichier autant que son contenu : examen forensique des métadonnées du PDF et du logiciel de dernière modification, analyse de l’intégrité visuelle autour d’une quantité ou d’un libellé, contrôles de cohérence sur la plausibilité des montants et des dates. Chaque anomalie alimente un score assorti de ses justifications, renvoyé avec les champs extraits et les correspondances Agribalyse, dans le même appel. Pour un organisme qui décerne un label, l’enjeu est direct : la crédibilité de la certification repose sur celle des pièces qui la fondent.

Automatiser la lecture de vos factures fournisseurs

Factures d’achat, bons de livraison, documents manuscrits : si vos équipes ressaisissent des lignes de produits et les rapprochent d’un référentiel à la main, envoyez-nous vos documents réels. Nous paramétrons vos champs, vos règles de normalisation et votre table de correspondance, et vous jugez sur vos propres pièces.

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